Gestão eletrônica de documentos e processo
DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015 Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
QUESTÕES RESOLVIDAS E COMENTADAS
(funatec 2024) O que caracteriza a Gestão Eletrônica de Documentos: Utilização de tecnologias para criar, armazenar, organizar e recuperar documentos de forma digital.
A sigla GED significa Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se de um conjunto de sistemas tecnológicos que permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações de uma empresa. O que é um sistema GED? é uma forma de concentrar em um mesmo sistema todas as informações do negócio, facilitando o acesso – que pode ser feito de qualquer lugar - e tornando os dados mais seguros. FONTE: https://www.sydle.com/br/blog/ged-o-que-e-e-como-funciona-5f58df091e43744c69b51502
(funatec 2025) Um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) permite: O controle, o armazenamento e a recuperação eficiente de documentos digitais.
(cespe/cebraspe 2026) No processo eletrônico, depois do início de sua tramitação no sistema de gestão eletrônica de documentos e processos, o interessado estará impedido de enviar documentos digitais para juntada aos autos. ERRADO
Decreto 8.539/2015 Art. 11. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos. § 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes. § 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
(iades 2023) Sobre gerenciamento eletrônico de documentos e processos, é correto afirmar que: o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Processos é realizado, por meio de um conjunto de elementos de hardware e softwares específicos, que gerenciam todo o ciclo de vida de um documento.
O GED é um sistema que converte informações em voz, texto ou imagem para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações.
(esaf 2015) Como decorrência da modernização advinda com a implementação da gestão eletrônica de documentos e processos, no âmbito da Administração Pública, os seguintes benefícios podem ser citados, exceto:
A) aperfeiçoamento da gestão de documentos (produção, armazenamento, organização, acesso e circulação da informação).
B) garantia da redução de prazos e, consequentemente, de uma maior celeridade processual.
O erro está apenas em garantia, pois não é garantido que haja redução de prazos, apenas possível.
A Gestão Eletrônica NÃO GARANTE a redução de prazos.
C) redução de custos financeiros, operacionais e ambientais associados à impressão de documentos em papel.
D) maior facilidade de acesso e compartilhamento de documentos.
E) maior agilidade e qualidade na instrução e tramitação de documentos.
(cespe/cebraspe 2026) Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados na data e na hora exatas de seu recebimento eletrônico. CERTO
Decreto 8.359/2015 Art. 7º Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.
(cespe/cebraspe 2026) O documento digitalizado apresentado e enviado por interessados externos na instrução de processo administrativo tem, por padrão, equivalência jurídica automática a documento original. ERRADO
Decreto 8.359/2015 Art. 11. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3 º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos art. 13 e art. 14.
Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
(cespe/cebraspe 2026) A tramitação de um processo para instituição externa resulta no bloqueio temporário do fluxo do processo, impedindo que tenha novas tramitações ou que novos documentos lhe sejam inseridos localmente. CERTO
Quando um processo administrativo eletrônico (como no SEI ou em sistemas equivalentes da Administração Pública) é tramitado/enviado para um órgão ou instituição externa, a unidade de origem perde temporariamente a capacidade de alterá-lo. O fluxo local do processo fica bloqueado. Enquanto o processo estiver sob a responsabilidade e posse da instituição externa, a unidade remetente não pode inserir novos documentos locais nem realizar novas tramitações a partir do seu setor. Isso evita a duplicidade de versões, inconsistências no trâmite e rasuras no histórico processual, garantindo o principio da unicidade.
(cespe/cebraspe 2026) Os documentos que integram os processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados em cada órgão ou entidade. CERTO
Decreto 3.359/2015 Art. 16. Os documentos que integram os processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.
(quadrix 2025) Embora não facilitem o trabalho em equipe, os sistemas de gestão eletrônica de documentos propiciam a redução de gastos com papel, impressão e armazenamento. ERRADO
Errado. Sistemas de gestão eletrônica de documentos facilitam o trabalho em equipe ao permitir acesso compartilhado, tramitação eletrônica e consulta simultânea aos documentos, além de reduzir gastos com papel, impressão e armazenamento físico.
(quadrix 2026) Acerca da gestão eletrônica de documentos (GED), assinale a opção correta.
A) A implantação de um sistema de gestão eletrônica de documentos dispensa a definição de critérios de classificação, pois a busca automatizada substitui os métodos tradicionais de organização documental.
Art. 16. Os documentos que integram os processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.
B) A gestão eletrônica de documentos concentra‑se no armazenamento de documentos digitalizados, não abrangendo documentos produzidos originalmente em meio eletrônico.
§ 1º O uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá estar implementado no prazo de dois anos, contado da data de publicação deste Decreto .
C) Os documentos eletrônicos inseridos em um sistema de gestão eletrônica dispensam a aplicação de tabelas de temporalidade e de critérios de destinação documental.
Art. 12 (...) a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e
D) A gestão eletrônica de documentos compreende o emprego de tecnologias voltadas ao gerenciamento do ciclo de vida da informação.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) utiliza tecnologias para capturar, organizar, armazenar, recuperar, controlar e disponibilizar documentos, abrangendo o gerenciamento das informações ao longo de seu ciclo de vida.
E) A gestão eletrônica de documentos elimina a necessidade de procedimentos de controle documental, uma vez que os sistemas informatizados realizam as atividades de gestão dos documentos.
Art. 19. A guarda dos documentos digitais e processos administrativos eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade de suporte e de formato, a documentação técnica necessária para interpretar o documento e os instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no momento de seu recolhimento.
(quadrix 2021) Os sistemas de gestão eletrônica de documentos possuem funções que permitem manter o histórico de alterações nos documentos, permitindo rastrear as versões e garantir a integridade da informação. CERTO
Sistemas de gestão eletrônica de documentos possuem mecanismos de controle de versões e histórico de alterações, que registram quem modificou o documento e quando, permitindo rastrear versões anteriores e contribuindo para a integridade e rastreabilidade das informações.
(makiyama 2015) Na arquivística, encontra-se o GED, Gestão Eletrônica de Documentos, que se refere à(ao): uso de Tecnologia da Informação no gerenciamento de documentos.
(quadrix 2021) A gestão eletrônica de documentos envolve o uso de tecnologias para digitalizar e organizar documentos, buscando eficiência e segurança e corroborando decisivamente na otimização de espaço físico. CERTO
(quadrix 2021) A gestão eletrônica de documentos (GED) permite que os usuários recuperem documentos eletrônicos de forma rápida e eficiente por meio de recursos de pesquisa avançados, indexação e categorização. CERTO
(quadrix 2026) Acerca da gestão eletrônica de documentos e da digitalização de documentos arquivísticos, assinale a opção correta.
A) A implantação de sistema de gestão eletrônica de documentos dispensa a aplicação de plano de classificação, indexação e metadados, desde que o sistema permita busca eletrônica por palavras constantes nos arquivos.
Sistemas eletrônicos precisam de organização. Eles exigem planos de classificação e metadados. Buscar palavras soltas é ineficiente e não substitui a organização arquivística.
B) A digitalização de documentos arquivísticos deve ser precedida de classificação, avaliação e preparo documental, e a simples digitalização não autoriza a eliminação dos originais, especialmente quando se tratar de documentos de guarda permanente.
Antes de digitalizar, você deve classificar e organizar o material. A cópia digital não apaga o papel original. Isso vale principalmente para documentos de guarda permanente.
C) O documento digitalizado é considerado nato‑digital, pois passa a existir em meio eletrônico após a captura da imagem e o armazenamento em sistema informatizado.
O documento digitalizado é apenas uma cópia. Ele já existia no papel. Nato-digital é o arquivo que já nasce em computador (como um texto digitado).
D) O controle de qualidade da digitalização corresponde à aplicação da tabela de temporalidade aos documentos capturados, a fim de definir a sua eliminação ou guarda permanente.]
Controle de qualidade é verificar se a imagem digital ficou nítida e legível. A tabela de temporalidade serve apenas para definir o tempo de vida do arquivo.
E) O armazenamento dos documentos digitalizados em nuvem substitui as políticas de preservação digital, como o controle de acesso, os metadados, o backup e a migração de suporte ou formato.
Guardar arquivos em nuvem não é suficiente. É preciso aplicar políticas de preservação, como senhas de acesso, backups e conversão de formatos ao longo do tempo.