Noções de arquivologia

(instituto aocp 2018) De acordo com a teoria das três idades, quais são, respectivamente, os arquivos de primeira, segunda e terceira idade?: Arquivos correntes, intermediários e permanentes.

(instituto aocp 2020) Para a organização dos arquivos ativos e inativos, deve-se levar em consideração o valor do documento, valorizando a sua finalidade e tempo de vigência. Baseando-se na classificação dos documentos por seu valor, assinale a alternativa correta.: Documentos como relatórios anuais, registro de empregados, recibos de impostos e taxas podem ser classificados como permanentes.

Segundo o Manual da Secretária (Medeiros e Hernandes). Quanto ao seu valor, os documentos são classificados em:

Permanentes-vitais São documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é, sem eles a empresa não tem condições de funcionar. Ex.: contratos, escrituras, estatutos, livro de atas, fórmulas químicas etc.

Permanentes: São documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não tem importância vital. Ex.: relatórios anuais, registros dos empregados, livros contábeis, recibos de impostos etc. Temporários: São documentos que tem valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: recibos, faturas, notas fiscais, contas a receber e a pagar, extratos bancários etc.

(instituto aocp 2019) Os documentos de arquivo possuem um valor e podem ser inalienáveis e imprescritíveis. Assinale a alternativa que apresenta como se denomina o valor de um documento que se refere ao uso dos documentos como fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração, por conterem informações essenciais sobre matérias com as quais a organização lida para fins de estudo.: Valor secundário.

DOCUMENTOS CORRENTES: -> aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes -> valor primário (legal e fiscal) -> todos os documentos de arquivos passam necessariamente pelo arquivo corrente -> a consulta é restrita a ao produtor -> corrente >> intermediário = transferência -> corrente >> permanente = recolhimento DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS: -> aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente -> valor primário (fiscal e legal) -> não é mais de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira -> consulta é restrita ao produtor ou a quem ele autorizar -> são transitórios (conhecidos como “limbo”, "pré-arquivo" ou “purgatório”) DOCUMENTOS PERMANENTES: -> conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados -> valor secundário (histórico, probatório e informativo) -> quando o documento chega à fase Permanente, deve ser arquivado de forma definitiva e jamais poderá ser eliminado -> seus documentos passam a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores -> inalienáveis e imprescritíveis -> não se usa mais a denominação “arquivo morto”, mas sim inativo

(instituto aocp 2020) Assinale a alternativa que apresenta corretamente o tipo de arquivo adequado para se arquivar o Histórico Escolar com o qual o estudante matriculou-se.: Arquivo corrente.

O Histórico Escolar é arquivo corrente porque possui grande potencial de uso, pois a qualquer momento o estudante pode solicitá-lo.

(cespe/cebraspe 2014) Os documentos públicos que têm grande potencial de uso, mesmo se não utilizados com frequência elevada, fazem parte dos arquivos correntes do órgão público. CERTO

(instituto aocp 2019) Os documentos empresariais servem como base para tomada de decisões, podem servir de provas legais e, ainda, mantêm registrada a história da organização. A respeito dos processos de arquivística, assinale a alternativa correta.: Devem ser classificados como arquivos intermediários aqueles que geralmente não são consultados com grande frequência, mas servem de modelos ou comprovantes e podem ser solicitados a qualquer momento.

(instituto aocp 2018) Os documentos classificados por seus mantenedores são os seguintes: públicos, institucionais, comerciais e familiares ou pessoais.

(vunesp 2023) Plano de destinação de documentos é o esquema no qual se fixa a destinação de documentos após avaliação com o uso de instrumentos específicos. Assinale a alternativa que contém exclusivamente instrumentos de destinação.: Tabela de temporalidade de documentos, ata de eliminação de documentos e edital de ciência de eliminação de documentos.

Principal instrumento de destinação da Arquivologia é a Tabela de Temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

(instituto acess 2023) Nas alternativas a seguir estão listadas funções do setor de protocolo, à exceção de uma. Assinale-a.

A) classificar os documentos recebidos

B) pesquisar processos

C) distribuir documentos e processos internamente

D) catalogar e arquivar documentos permanentes 

(instituto aocp 2023)

Qual é o nome da técnica de restauração documental na qual se coloca o documento entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas para fins de proteção?: Encapsulação.

A técnica descrita na pergunta é a encapsulação, na qual o documento é inserido entre duas folhas de poliéster transparente e as bordas são seladas para proteger o documento de danos e sujeira.

Outras técnicas:

Banho de gelatina é uma técnica de restauração que consiste em mergulhar um documento em uma solução de gelatina para reparar rasgos e lacunas.

Velatura é uma técnica de pintura em que camadas finas de tinta são aplicadas para criar transparência e profundidade.

Laminação é uma técnica de revestimento que envolve a aplicação de uma camada protetora sobre a superfície de um material.

Silking é uma técnica de restauração que envolve a aplicação de uma seda fina e transparente sobre uma superfície de papel para fortalecê-la e protegê-la.

(instituto aocp 2021) A tipologia documental é o estudo que tem como objeto os tipos documentais, ou seja, a configuração que a espécie documental assume de acordo com a função que a gerou. Qual elemento de estudo utilizado pela tipologia documental permite ampliar os dados elencados pela análise da diplomática tradicional no intuito de identificar os tipos documentais?: Gênese documental.

A tipologia documental é definida por Bellotto (2004, p. 52) como “[...] a ampliação da diplomática na direção da gênese documental e de sua contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora”. De forma resumida, a “[...] tipologia é o estudo dos tipos documentais (aliando arquivística e diplomática)” (BELLOTTO, 2014, p. 349)

(instituto aocp 2021) Os documentos de caráter permanente devem ser preservados de maneira que se garanta a sua integridade física. Nesse sentido, é necessário conhecer os motivos de deterioração dos documentos com o intuito de evitá-los e, consequentemente, assegurar o acesso documental para a posterioridade. Em relação às “Auréolas”, qual dano de deterioração estas provocam nos documentos?: Aparecimento de manchas, decorrente da penetração da umidade no papel.

As auréolas, também chamadas de auréolas de umidade, surgem a partir da penetração de qualquer tipo de líquido (frequentemente água), e decorrem, muitas vezes, do armazenamento dos documentos em áreas excessivamente úmidas. Quando ocorre a penetração do líquido, as sujidades são arrastadas e as partículas são depositadas sobre o papel, ocasionando o aparecimento de manchas e áreas com tonalidades diversas.

(instituto aocp 2021) Entre os métodos de classificação de documentos arquivísticos consolidados pela arquivística, qual atende melhor as caraterísticas orgânicas de Arquivo?: Método Funcional.

Para saber se um documento é orgânico, ou seja, para que seja verificada a sua organicidade enquanto documento de arquivo, é necessário analisar a vinculação do documento com a estrutura da empresa e suas atividades, se o documento reflete essa estrutura ele é orgânico, se não refletir não é orgânico.

Funcional: Leva em conta as funções e atividades dos documentos.

Organizacional/ Estrutural: De acordo com a estrutura da organização (estrutura orgânica). A classificação estrutural representa, de acordo com os organogramas institucionais, os vários níveis de divisão interna do organismo produtor.

Assunto: Referente ao conteúdo registrado nos documentos.

(aocp 2016) No estudo da arquivologia, os documentos de arquivo são classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Com base na classificação quanto à espécie, à tipologia, à natureza do assunto, à forma e ao formato, assinale a alternativa correta.: A classificação da forma refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original.

Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original. Outros conceitos: Espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão… Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento. Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso. Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

(instituto aocp 2019) Como podem ser classificados os documentos de arquivo quanto à natureza do assunto?: Ostensivos ou sigilosos.

(aocp 2016) A arquivologia é o estudo, o conhecimento, a ciência ou o tratado relativo à organização dos arquivos, por isso o arquivista é o profissional responsável por identificar, organizar, avaliar, preservar e restaurar documentos. Dessa forma, no estudo da arquivologia, os documentos de arquivo são classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Com base nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato. Sobre a classificação dos gêneros dos documentos, assinale a alternativa correta.: São classificados como sendo documentos sonoros quando a informação está registrada em forma fonográfica.

Cartográficos: quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas.

Iconográficos: quando o documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes.

Filmográficos: quando a informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes.

Mcrográficos: como sendo documentos quando o documento possui a informação registrada em microforma, como em microfichas. fonográfica: São classificados como sendo documentos sonoros

(instituto aocp 2018) Os arquivos cujos objetos de classificação são mapas, cartazes, filmes, fita cassete e microfilmes, dentre outros, são enquadrados em qual classificação?: Gênero. 

(aocp 2016) A gestão documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permite a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações. A gestão de documentos se divide em três fases básicas. Sobre essas fases, assinale a alternativa correta.: A segunda fase é descrita como sendo a utilização de documentos. O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo dessa fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida.

As três fases básicas da gestão de documentos são: Produção, Utilização e; A/D avaliação /destinação

1ª Fase - Produção de documentos: Ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.

2ª Fase - Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.

3ª Fase – Avaliação/Destinação de documentos: Costuma ser mais complexas. envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

(instituto aocp 2020) Com o aumento do uso da informática, tem aumentado o número de documentos em suportes informáticos que reproduzem, nessa nova mídia, os problemas detectados nos serviços manuais da área de arquivística. Assinale a alternativa que apresenta uma explicação para a repetição dos problemas manuais com o suporte da informática.: Os sistemas são desenvolvidos por profissionais de informática sem a intervenção de arquivistas.

O que mais acontece é o setor de arquivo ter que se adaptar ao sistema de informática, pois quem está desenvolvendo o sistema, possui conhecimentos na parte do desenvolvimento em si, mas não significa que domina as necessidades arquivísticas.

(instituto aocp 2020) Como são conhecidos os planos de classificação de documentos na literatura arquivística?: Códigos de classificação.

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

(aocp 2013) Qual é o termo, utilizado em documentação técnica e arquivo, que representa informação acrescentada a um documento para alterar, explicar ou corrigir seu conteúdo?: Aditamento.

Aditamento: Informação acrescentada a um documento para alterá-lo, explicando ou corrigindo seu conteúdo.

Juntada: 1 Apensação ou anexação de um processo a outro. 2 Junção de documentos a um processo.

Palimpsesto: Pergaminho reutilizado mediante raspagem ou lavagem do texto anterior.

Marginália: Conjunto de anotações à margem de um documento.

(instituto aocp 2020) No que diz respeito aos métodos de arquivamento em arquivos ativos e inativos, analise as assertivas e assinale a alternativa que aponta as corretas.

I. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da entidade.

II. Os métodos de arquivamento são divididos em 02 classes: básicos e padronizados.

III. Há dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto.

IV. O método automático faz parte da classe dos básicos.

: Apenas I, II e III.

O método automático faz parte de arquivamento padronizado.

(instituto aocp 2020) Para que a manutenção assertiva dos arquivos ativos e inativos seja realizada, é importante promover constante e frequente atualização dos arquivos. Nesse sentido, assinale a alternativa que descreve corretamente os tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para outro.: Transferências permanentes são transferências realizadas em intervalos irregulares, conforme o planejamento do estabelecimento.

Transferência

A Transferência pretende:

• Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos;

• Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos;

• Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual; • Manter o arquivo em bom estado de conservação aumentando sua vida útil; e Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamentos.

Tipos de transferência

Transferência periódicas: São efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.

Transferências permanentes: São transferências realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento.

Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.

Fonte: ARQUIVO: Tecnologia em Secretariado. Disponível em: https://pt.slideshare.net/16101985/arquivo-15660534 Acesso em 07 de Julho de 2020.

(instituto aocp 2020) No que se refere à organização de documentos, ou seja à gestão dos documentos, destacam-se três fases básicas no processo. Assinale a alternativa que apresenta as três fases corretamente.: Produção, utilização e destinação.

De maneira mais detalhada, Bernardes e Delatorre (2008, p.9) apontam as seguintes atividades de gestão de documentos:

Produção de documentos – elaboração padronizada de tipos/séries documentais, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

Utilização dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados.

Destinação de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos que é a avaliação. A avaliação se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo.

(instituto aocp 2020) Considerando a teoria das três idades, assinale a alternativa correta.: Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de arquivo em que o documento público é controlado desde sua produção.

De acordo com Medeiros e Hernandes (1999), a administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento. Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de arquivos em que o documento público é controlado desde a sua produção, este modelo é conhecido como a “teoria das três idades”, em que se distinguem três etapas quanto aos documentos, as quais são: arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente.

(instituto aocp 2019) Um arquivo com documentos institucionais precisa estar devidamente elaborado e catalogado para que a busca de documentos seja feita de forma rápida e precisa. Assinale a alternativa correta sobre a classificação e o arquivamento de documentos.: A ordenação é um método que reúne documentos que têm um assunto comum e tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizar erros e, consequentemente, agilizar a consulta.

Classificação = Operação intelectual.

Ordenação = Operação intelectual.

Arquivamento = Operação física.

(instituto aocp 2019) Qual atividade arquivística pode ser entendida como sendo a análise depurada da “situação dos arquivos em relação ao tratamento da informação orgânica e dos recursos (humano, financeiro e material) disponível pela instituição à qual o Arquivo está vinculado”?: Diagnóstico.

Diagnóstico é a análise depurada da “situação dos arquivos em relação ao tratamento da informação orgânica”.

Avaliação – é o processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.      

Classificação - Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo. O ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o código para a sua recuperação. o  Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de restrição de acesso (classificação de segurança)

(instituto aocp 2019) Ao realizar o teste do PH no documento a ser restaurado, o arquivista verificou que a concentração de íons de hidrogênio estava maior do que a de íons de hidroxila em uma solução aquosa. Nessa situação, o suporte documental encontra-se: ácido.

maior quantidade de H+ (pH ácido)

maior quantidade de OH- (pH básico)

quantidades iguais de H+ e OH+ (neutro)

(instituto aocp 2019) Assinale a alternativa que corresponde às medidas corretas a serem tomadas em relação à segurança dos documentos arquivísticos físicos e digitais.: As salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e fornecimento estável de energia elétrica; as salas reservadas à guarda dos documentos físicos convencionais também devem ter temperatura e umidade controladas.

(instituto aocp 2019) O instrumento de pesquisa que deve apresentar informações básicas sobre o funcionamento da instituição, informações específicas sobre o acervo, além de propiciar ao pesquisador a programação de sua visita ao Arquivo, a partir do conhecimento das condições de consulta e do conjunto documental custodiado pelo Arquivo, é aquele que se denomina: guia.

Instrumentos de Pesquisa

Guia: é destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.

Inventário: Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo são identificados e descritas. -Sumário: onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente.

-Analítico: onde as unidades de arquivamento são descritas pormenorizadamente, proporcionando o usuário o conhecimento individuo das unidades de arquivamento, através da descrição minuciosa de seu conteúdo.

Catálogo: instrumento de pesquisa elaborada segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico,

Repertório: trata-se de um catálogo seletivo, descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados.

Índice: instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada dos elementos do conteúdo, de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto.

Tabela de Frequência: instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para novas que tenham sido adotadas, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude de alterações no sistema de arranjo.

Listagem Descritiva do Acervo: Relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes.

(instituto aocp 2019) A respeito da Gestão Arquivística de Documentos, assinale a alternativa INCORRETA.

A) Realizar a Gestão Arquivística dos Documentos permite apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão nas instituições.

B) Recomenda-se que a Gestão Arquivística de Documentos digitais seja feita por meio de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD.

C) A inserção de documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais não pode ser prevista em programas de gestão arquivística de documentos, uma vez que a gestão trata apenas de documentos textuais.

D) A gestão documental é dever do poder público, bem como a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

E) A gestão documental compreende os processos que vão desde a produção dos documentos até sua destinação, envolvendo as etapas de classificação e avaliação, que são consideradas as mais importantes na implantação de um plano de gestão documental.

(instituto aocp 2019) De acordo com a literatura arquivística, o sistema capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor, é denominado: SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.

O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais, incluindo operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos. Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.

(instituto aocp 2019) A estratégia de Preservação Digital que “consiste em preservar, junto ao objeto digital, toda a informação necessária e suficiente para permitir o futuro desenvolvimento de conversores, visualizadores ou emuladores” é conhecida como: encapsulamento. 

A estratégia de preservação digital baseada no encapsulamento consiste em preservar, juntamente com o objeto digital, toda a informação necessária e suficiente para permitir o desenvolvimento de conversores, visualizadores ou emuladores. Os elementos necessários para visualização do objeto digital também fazem parte das informações a serem encapsuladas, bem como os sistemas operacionais que devem ser usados em conjunto. A finalidade do encapsulamento, dessa forma, é prevenir a futura perda de dados por simplesmente ignorar a informação no momento em que ela é criada.

(instituto aocp 2019) No estudo dos valores dos documentos, interessa definir o início e o fim da vigência dos documentos. Com base nesse contexto, assinale a alternativa que apresenta um critério válido para determinar o fim da vigência de um documento.: Fim da VIGÊNCIA por produção de outro documento que modifique ou anule o primeiro.

(instituto aocp 2019) Relacione as colunas, que tratam sobre Arquivos, Bibliotecas e Centros de Documentação, e assinale a alternativa com a sequência correta.

1. Arquivo.

2. Biblioteca.

3. Centro de Documentação.

( ) Reúne documentos por compra, doação, permuta ou recolhimento obrigatório de reproduções (de documentos, por sua vez, múltiplos ou únicos), originados por fontes múltiplas. 

( ) Frequentemente não reúne materialmente os documentos: referencia-os através de catálogos coletivos ou similares. 

( ) Reúne materiais de gama variável, oriundos de atividade funcional ou intelectual de instituições ou de pessoas, produzidos no decurso de suas funções. 

( ) O acervo é resultante da atividade cultural, seja ela a criação artísticoliterária ou a pesquisa de divulgação técnico-cientifica à humanistica. 

( ) Reúne organicamente os documentos. Seu acervo faz-se natural e cumulativamente.

:3 – 3 – 1 – 2 – 1.

(instituto aocp 2019) Quanto ao uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), o CONARQ apresenta “Recomendações para uso do sistema eletrônico de informações (sei) nos órgãos e entidades do poder executivo federal”. Assinale a alternativa INCORRETA, conforme essas recomendações para o uso do SEI na Universidade Federal da Paraíba – UFPB.

A) Implantação do SEI enquadrada no Programa de Gestão Arquivística de Documentos.

B) Equipe liderada pelo Reitor da UFPB.

C) Adoção do SEI apenas para processos.

D) Modelagem dos processos de trabalho e dos documentos.

E) Cumprimento da Normativa de Procedimentos de Protocolo.

RECOMENDAÇÕES 1 Liderança do projeto por arquivista ou profissional da área de arquivo 2 Implantação do SEI enquadrada no Programa de Gestão Arquivística de Documentos 3 Adoção do SEI apenas para processos 4 Modelagem dos processos de trabalho e dos documentos 5 Cumprimento da Normativa de Procedimentos de Protocolo 6 Domínio de ação da unidade protocolizadora 7 Definição de procedimento para o arquivamento 8 Preservação

(aocp 2012) Qual é o nome dado à exposição de documentos a vapor químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros micro-organismos?: Fumigação.

A fumigação consiste em colocar os documentos em uma sala especial (chamada câmara de fumigação), onde são submetidos a produtos químicos específicos por 48 a 72 horas, que, agindo sobre os documentos, matarão os insetos que porventura estejam neles, como baratas, traças e cupins. Outros conceitos: Desinfecção - processo de destruição ou inibição da atividade de micro-organismos. Higienização - retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos. Conservação - promoção da preservação e restauração dos documentos. Eliminação - destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.

(aocp 2018) Considerando as unidades de informação apontadas a seguir e seus respectivos conceitos, de natureza semelhante a de um Arquivo, julgue, como VERDADEIRO OU FALSO, o item a seguir. 

 MUSEU: É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. CERTO

(aocp 2017) Um dos segredos dos arquivos é a avaliação e os prazos dos documentos. Assinale a alternativa que apresenta o procedimento de avaliação, em relação a documentos operacionais com prazo de 1 a 2 anos na organização.: Não substituir e descartar.

(instituto aocp 2018) Quais são as operações que servidores treinados devem realizar para a classificação de documentos?: Estudo e codificação.

Operações De Classificação: Estudo Codificação Operações De Arquivamento: Inspeção Ordenação Arquivamento Retirada E Controle

(instituto aocp 2020) Assinale a alternativa que apresenta os passos que devem ser seguidos para o correto arquivamento dos documentos.: Designar comissão para avaliação de documentos; diagnóstico do acervo; seleção por assunto; uso das informações e definir prazos de guarda.

(instituto aocp 2020) O arquivo moderno é um núcleo de informações registradas em documentos, de acordo com a classificação racional e sistemática, mantidos em locais próprios, acessíveis e seguros. Assinale a alternativa que apresenta ao que está diretamente relacionada a escolha do sistema ou método de arquivamento.: À análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo.

Para o arquivamento leva-se em conta as atividades (da instituição) e a função (do documento).

(instituto aocp 2020) Sobre os arquivos de prosseguimento, assinale a alternativa INCORRETA.

A) Também é conhecido como arquivo de andamento.

B) Para esse tipo de arquivo, existem métodos tradicionais de arquivamento: cronológico, alfabético e moderno.

C) No método moderno, o emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adicionais dos documentos.

Também conhecidos pelos nomes de "imediato", "andamento", "vigilância", ou ainda pela expressão inglesa "Follow-up". Toda a empresa requer a organização de arquivos de prosseguimento, indispensáveis para que neles sejam arquivados cópias de documentos ou indicações que aguardam providências em datas determinadas, como, exemplo, cartas que precisam ser respondidas, faturas e promissórias que devem ser pagas ou cobradas, pedidos que devem ser feitos, seguros que devem ser renovados.

D) Esses arquivos são muito importantes, já que por meio deles é possível acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências.

E) Também é conhecido como follow up.

(instituto aocp 2020) Estão dentre as vantagens do processo de microfilmagens para documentos, EXCETO

A) economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos chegam a mais de 80% em muitos casos.

B) reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução ilimitada.

C) redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e documentos.

D) durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo até 150 anos.

E) segurança: a consulta a documentos é imediata e mais fácil.

Conceito de agilidade.

(instituto aocp 2019) A microfilmagem surgiu com a crescente indagação de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu arquivamento e conservação. Sobre a microfilmagem, assinale a alternativa correta. : O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, chegando a quase 95% do documento original.

A microfilmagem de documentos no método convencional consiste na conversão de documentos em imagens através de meios fotográficos e armazena-os de forma reduzida sem perder qualidade em rolos de microfilme, reduzindo em até 95% o espaço físico utilizado para a guarda dos documentos, além de preservá-los. Os microfilmes, desde que respeitadas algumas regras no seu armazenamento tem durabilidade de cerca de 150 anos.

(instituto aocp 2020) Arquivar é guardar documentos de forma organizada em um arquivo. Sobre as condições necessárias para a organização do arquivo, assinale a alternativa correta.: Segurança: dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

Todo arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso. Segurança: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento. Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. Acesso: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.

(instituto aocp 2019) O arquivo físico precisa ser organizado de forma que proporcione condições ideais de armazenamento para os documentos. Sobre a centralização de arquivos, assinale a alternativa correta.: Os documentos são concentrados por assuntos, oferecendo ao(à) consulente visão global.

(instituto aocp 2019) O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso. Sobre a definição desses itens, assinale a alternativa INCORRETA.

A) Simplicidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ajustando-se ao aumento do volume.

SIMPLICIDADE: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erro são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento.

B) Flexibilidade: as normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.

C) Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração.

D) Precisão: o arquivo deve assegurar a localização de qualquer documento arquivado ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.

(instituto aocp 2022) Qual corrente arquivística propõe a transformação da Arquivologia em uma disciplina científica que se preocupa com o tratamento global das informações, desde a criação até o destino final dos documentos?: Arquivística Integrada.

A Arquivística Integrada deve ser contemplada como um conjunto de procedimentos englobantes que levam a uma visão geral das informações orgânicas no âmbito de uma organização, dinamizando e possibilitando , através das tarefas arquivísticas, o rápido acesso às mesmas.

PRINCÍPIOS

(instituto aocp 2021) Quais são os níveis de desdobramento existentes para a elaboração dos planos de classificação de documentos arquivísticos que dizem respeito ao princípio da proveniência e que são a base de todo trabalho de classificação em arquivos?: Respeito aos fundos e ordem original.

(instituto aocp 2021) Dentre as atribuições do assistente legislativo, está a atividade de arquivar documentos, classificando-os segundo critérios apropriados para armazená-los e conservá-los. Na escolha de uma base de divisão, ao elaborar um plano de classificação de documentos arquivísticos, a qual princípio o assistente legislativo necessita obedecer e que se desdobra nos níveis de respeito aos fundos e da ordem original?: Princípio da proveniência.

O Princípio da Proveniência diz: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também é chamado princípio do respeito aos fundos. Para Heloisa Bellotto “o princípio da Proveniência fixa a identidade do documento relativamente ao seu produtor. Por esse princípio, os arquivos devem ser organizados obedecendo à competência e as atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável por sua produção, acumulação ou guarda de documentos”.

Outro princípio: Princípio da Organicidade: Determina que relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e a atividades da entidade produtora.

(instituto aocp 2021) A teoria arquivística passa a ser considerada ciência a partir da publicação, em 1841, de uma circular do Arquivo Nacional Francês assinada por Natalis de Wailly. Nessa circular, foi anunciado o “Princípio da Proveniência” que é basilar não apenas da teoria da arquivística em si, mas também de todo tratamento documental que deve ser respeitado pelos arquivistas ou por aqueles responsáveis pela custódia dos documentos. O que esse princípio determina?: Os documentos devem ser organizados respeitando as competências das atividades da instituição produtora de documentos e, consequentemente, não se devem misturar documentos de origens diversas.

(instituto aocp 2019) A Arquivologia enquanto ciência é regida por princípios que estabelecem os seus fundamentos teóricos e conceituais. Qual princípio arquivístico, cuja natureza disciplinar é exclusivamente a própria arquivística, serve de base para os demais princípios arquivísticos, além de estabelecer critérios básicos para a organização de Arquivos?: Proveniência.

(instituto aocp 2017) O método indireto é baseado na ordem alfabética e depende de consulta a índice. ERRADO

Sistema direto: abrange métodos que permitem o acesso direto ao documento, ao local de guarda do mesmo, sem o auxílio de índices ou outros instrumentos;  ex: geográfico e alfabético

Sistema indireto: envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou códigos para se ter acesso ao documento.  ex: número simples, cronológico e unitermo

(instituto aocp 2017) O método direto é aquele em que a consulta é feita diretamente, sem necessidade de consulta a índice. CERTO

(instituto aocp 2017) Um fator essencial, na escolha do método, é o completo, detalhado e perfeito levantamento do material a ser arquivado, antes mesmo de se determinar o método a ser adotado, e isso não se relaciona com o cuidado, a capacidade e a eficiência do arquivista. ERRADO

Um fator essencial, na escolha do método, é o completo, detalhado e perfeito levantamento do material a ser arquivado, antes mesmo de se determinar o método a ser adotado, e isso se relaciona com o cuidado, a capacidade e a eficiência do arquivista.

(instituto aocp 2020) Tão importante quanto arquivar é encontrar rapidamente os documentos. Sobre métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.: No método numérico simples, é feita a atribuição de um número a cada correspondente ou cliente.

Básicos: • alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) • geográfico (principal elemento: local ou procedência) • numérico (principal elemento: número) •ideográfico (principal elemento: assunto) Observações: 1a) Os métodos numéricos podem ser: simples/cronológico/dígito-terminal 2a) Os métodos ideográficos podem ser: • alfabético (enciclopédico/dicionário) • numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação coordenada) Padronizados: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO. Método direto e indireto: Sistema direto = Alfabético e geográfico. Sistema Indireto = Numérico, ideográfico. Sistema Semi-Indireto = Alfanumérico

(instituto aocp 2019) O método de arquivamento denominado “Digito-Terminal” surgiu da necessidade de se reduzir o número de erro de arquivamento em acervos que contenham um volume grande de documentos. Ao converter o número estabelecido no código do método “Numérico Simples” para o código “Digito Terminal”, como ficariam os seguintes códigos: 2520, 11258, 387858?: 00.25.20, 01.12.58 e 38.78.58

O numérico dígito-terminal reduz erros de arquivamento de grandes volumes de documentos. São separados em pares de dois dígitos da esquerda para a direita, sempre acrescentando um 0 no início para que todos tenham a mesma quantidade de números. 2520, 11258, 387858 00-25-20, 01-25-58, 38-78-58 Então, colocamos os números em ordem também seguindo da direita para a esquerda

(instituto aocp 2019) Qual é o método de arquivamento mais indicado para os casos em que se considera a procedência ou local como elemento principal em um documento?: Método Geográfico.

Alfabético: o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Ideográfico: é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto. É também um método muito utilizado no dia a dia das instituições. Numérico: como o nome já sugere, no método numérico os documentos são organizados por números. Para isso, é possível escolher entre três formatos diferentes de uso: numérico simples, dígito-terminal ou cronológico. Geográfico: é usado quando os documentos são organizados a partir da sua localização. Ou seja, é considerado o local de origem dos arquivos (que podem ser dividido em região, estados, municípios, etc) na hora de fazer a sua classificação.

(vunesp 2023) Analise o quadro a seguir. 

(Adaptado do Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: atividades-meio (2005)

Assinale a alternativa que apresenta, respectivamente, no plano de classificação uma atividade e um documento.: Divulgação das ações de governo e pauta para a imprensa.

(instituto aocp 2022) Ao atuar como técnico de arquivamento, você necessita elaborar um plano de classificação de documentos arquivísticos. A despeito do maior ou do menor detalhamento das etapas a serem seguidas, qual é o primeiro recorte do objeto a se classificar a fim de conhecer as funções, as atribuições e as atividades que incidem diretamente na produção dos documentos arquivísticos?: O levantamento de estrutura organizacional do órgão produtor de arquivos e suas unidades organizacionais.

A despeito do maior ou menor detalhamento das etapas a serem seguidas na elaboração dos planos de classificação de documentos arquivísticos, bem como das características e do público a que cada um se destina, tanto no trabalho de de cunho acadêmico, quanto no trabalho de natureza empírica, encontramos como primeiro recorte do objeto a classificar o conhecimento do órgão/entidade produtor de arquivo e seus consequentes desdobramentos, a saber: o levantamento de sua estrutura organizacional e os elementos que a compõem, como as unidades organizacionais, para se chegar ao detalhamento de suas funções, atribuições e atividades, que incidem diretamente na produção dos documentos arquivísticos. Fonte: https://www.scielo.br/j/pci/a/zNqdXRZWVnFTcryj5TsZ36n/?lang=pt

(instituto aocp 2022) Qual dos itens a seguir NÃO é necessário estudar para a elaboração de um plano de classificação documental das atividades fins de uma instituição?

A) A organização em toda sua dimensão histórica: criação, extinção, relacionamento com outras organizações e vinculações hierárquicas.

B) A organização na sua individualidade: a missão, a estrutura, as funções, as atividades e os procedimentos formais e informais.

C) Os documentos acumulados, produzidos e/ou recebidos: contextualização quanto às condições de sua produção e acumulação, bem como as tipologias documentais como decorrência natural das funções atribuídas a uma organização ou entidade.

D) A legislação pertinente às atividades fins da instituição. 

E) O estado de conservação dos documentos do acervo institucional.

(instituto aocp 2020) Independente da ausência de consenso em relação aos métodos de classificação funcional, organizacional e por assuntos de documentos, um plano de classificação deve possuir três qualidades. Assinale a alternativa que apresenta a qualidade que afirma que o plano de classificação de documentos deve ser entendido pelo maior número de pessoas possível.: Simplicidade.

Simplicidade: para que possa ser entendido pelo maior número de pessoas possível. Flexibilidade: que não seja engessado, isto é, torne-se acessível para mudanças e/ou adaptação de acordo com as necessidades da instituição. Expansibilidade: Tenha capacidade de expansão conforme a demanda documental da instituição.

(instituto aocp 2021) Ao atuar na gestão documental, quais são os instrumentos de gestão que podem ser utilizados?: O Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos, a Tabela de Temporalidade Documental e o Manual de Gestão Arquivística de Documentos.

O que é gestão documental? Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A - O Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos ( produção e tramitação), a Tabela de Temporalidade Documental (Avaliação Documental) e o Manual de Gestão Arquivística de Documentos (Guia de operações técnicas). Pra não esquecer: Plano, Tabela E Manual.